Modul Účetnictví

Program AKWin je programovým celkem vytvořeným specielně pro advokátní kanceláře, ale může být využíván i jinými firmami, např. daňovými poradci. Jeho účelem je evidovat veškeré dění od příchodu klienta až po závěrečné vyúčtování. Umí ale také vést účetní evidenci kanceláře a vytvořit daňové přiznání.

Základním prvkem je spisová evidence, tj. kartotéka klientů a spisů. Každý klient má svoji kartu se svými údaji a u každého klienta je možné vést libovolné množství spisů. Také každý spis má svoji kartu a na ní je evidováno vše, co se od datumu nápadu na spise odehrálo.

U spisové evidence záleží hodně na Vašich představách a požadavcích, jak chcete mít spisy (kauzy) vedeny. Řazení spisů je totiž nejen abecední, ale i číselné, přičemž tvar čísla spisu je libovolný a může obsahovat např. rok, číslo klienta, číslo spisu a pod. U každého spisu si vedle základních údajů o klientovi můžete vést předmět spisu (čeho se týká), lhůtu (termín, který se nesmí zmeškat) či poznámku.

Podle všech těchto údajů pak můžete spis vyhledávat. Jednotlivé spisové karty pak tvoří „Knihu kauz“, která dává nejen celkový přehled, ale právě v ní můžete spisy vyhledávat (např. za určité období).  Nemusíte tak procházet stovky spisů, ale zobrazíte si jen ty, které Vás zajímají. V rámci spisové evidence jsou i bohatě členěné ceníky za advokátní služby. Dle druhů právních služeb, které poskytujete, si můžete vytvářet různé ceníky pro každého klienta i případně pro každý jeho spis, a to současně v několika měnách a dokonce až na každého pracovníka zvlášť.

Při vkládání provedených právních služeb (timesheet) se pak automaticky podle spisu, druhu provedené práce, pracovníka a měny vybírá příslušná cena.

Advokátní odměnu ke spisu, související náklady a zálohy(verze bez účetnictví) je možné pořizovat okamžitě po založení spisu. Po zadání všech potřebných informací můžete tyto odměny dle svých potřeb vyhledávat a  sestavovat si různé přehledy pro usnadnění své práce. Odměny je možné pořizovat dvěma různými formuláři, „Express“ a „Advanced“ (na obrázku je „Advanced“). Důvodem pro dva formuláře je různá potřeba bohatosti evidovaného času a tím i možností programu vypočítávat statistiky dle Vašich navolených požadavků.

Z takto zadaných služeb a souvisejících výdajů pak vytvoříte fakturu (vyúčtování), a to pouze zadáním kritérií pro fakturaci. Výběr položek si už program provede sám, ale Vy samozřejmě můžete (jako v celém programu) všechno překontrolovat a případně změnit. Faktura se ukládá ve tvaru souborů Wordu do šablony, kterou si můžete rovněž upravit dle svých představ. Součástí spisové evidence jsou i bohaté vyhledávací programy s výstupními sestavami ve tvaru souborů ve Wordu a Excelu.

Ve verzi s modulem pro účetnictví si na kartě spisu díky propojení do účetnictví můžete prohlédnout veškeré příjmy, výdaje či faktury na spis, a to za všechny roky existence spisu. Při fakturaci se do faktury automaticky zahrnou i hotové výlohy a zálohy.

Základem modulu účetnictví je pružná účtová osnova. Tuto osnovu je možné si upravit dle vlastních představ a požadavků. Program se Vašim požadavkům přizpůsobí.

Data se do hlavní účetní knihy vkládají přes peněžní vstupy banka, pokladna, ceniny a nepeněžní ostatní vstupy. Jako příklad uvádíme obě strany bankovního dokladu. Stejně jako u modulu daňové evidence je zde návaznost na spisy. Výhodou je, že princip účetnictví umožňuje rozepsání jednoho dokladu na více spisů (viz. obrázky).

Modul účetnictví pak vedle hlavní knihy a hlavní knihy detail poskytuje řadu výstupních sestav, a to nejen těch, které vyžaduje berní úřad. Typově jsou rozděleny do dvou kategorií. Jedny sestavy slouží advokátům a administrativním pracovníkům a druhé pak účtárně. Podle toho je i použito názvosloví a vzhled sestavy. Ty první jsou obdobné jako přehledy klientů, spisů či odměn.

A na ty druhé by advokáti a administrativa neměli dostat ani přístupová práva. Tyto sestavy odpovídají požadavkům na vedení účetnictví. Patří mezi ně hlavní kniha, pokladní kniha, saldokonto, měsíční uzávěrka, roční uzávěrka.

A protože součástí systému je i evidence hmotného a nehmotného investičního majetku, provádí se u roční uzávěrky i výpočet odpisů. Výhodou systému je možnost zrušit roční uzávěrku a vrátit se zpět k účtování.

Třetím, volitelným, modulem je document management system (DMS). DMS vychází z možností Wordu a Excelu a nemění vaše zvyky při práci s dokumenty. Pouze navíc vyvolá okno s vlastnostmi dokumentu, podle kterých se rovněž i přiřadí ke spisu (např. spis, kategorizace, odkazy na zákony apod.). Tyto vlastnosti jsou ukládány do systému „AKWin“ a později podle těchto vlastností můžete vyhledávat požadovaný dokument jak z Wordu, tak i z „AKWin“. Propojení s evidencí spisu Vám pak dává možnost prohlížet a vyvolávat dokumenty přímo ze spisu.

Další možností propojení je i zadávání provedené práce (odměny) přímo z Wordu a Excelu, a to při zavírání dokumentu. Na pozadí se počítá doba práce s dokumentem, většina požadovaných informací je již uvedena ve vlastnostech dokumentu, a tak stačí jen popsat prováděnou práci.

Přednosti systému

Rádi bychom Vás upozornili na

• jednoduchost a jednotnost ovládání v celém systému
• možnost úpravy vzhledu programu dle vlastních představ
• možnost evidence kauz podle druhu kauzy (trestní, rodinné, obchodní, ...) – seznam druhů kauz si můžete sami upravovat
• možnost evidence práce provedené na kauze a její následná fakturace
• možnost evidence podkauz a součtování podkauz
• možnost vést kauzy i v cizích měnách, program pak všechny účetní operace eviduje dvakrát, v „Kč“ pro účetnictví a finanční úřad a v „příslušné měně“ na kauzu
• možnost tisknout fakturu v češtině, angličtině nebo němčině
• možnost tisknout fakturu, aniž by byla uložená do počítače
• možnost fakturovat více spisů současně
• možnost práce s více bankovními účty a pokladnami
• kniha jízd, termínované úkoly, výpočet úroků
• velký výběr přehledných výstupních sestav a statistika
• a další.

Verze s fakturací

Verze s daňovou evidencí

Verze s účetnictví